Качественный фирменный бланк – что нужно знать при составлении
В документообороте мы часто имеем дело с письмами, приказами, распоряжениями. При составлении этих документов нельзя обойтись надлежащее оформление. Одним из главных атрибутов этого является наличие фирменного бланка организации. Корректно выбранный бланк создает положительный имидж компании.
Для начала разберемся, что такое фирменный бланк.
В современном делопроизводстве он представляет собой лист бумаги формата А4 с нанесенными на него реквизитами и контактными данными фирмы. Оформление и использование фирменного бланка не регламентировано законодательством, хотя некоторые стандарты все же существуют.
Рассмотрим основные атрибуты фирменных бланков.
- Название компании и логотип. Цель размещения этих данных — быстрая идентификация компании. Если не разработан логотип, то рекомендуем название указать вверху крупным шрифтом. Использовать чужие логотипы ни в коем случае нельзя.
- Реквизиты: здесь, как правило, указываются ИНН и КПП. Уместно также разместить ОГРН и реквизиты банковского счета.
- Контактные данные: номер телефона, факса, адрес электронной почты, а так же адрес местонахождения компании. Это поле корректно дополнить юридическим адресом.
При оформлении важно помнить, что фирменный бланк является документом, который формирует первое впечатление о компании. Поэтому разрабатывая его дизайн, необходимо учитывать общую стилистику фирменной атрибутики, например, визитных карточек.
Какими бывают фирменные бланки?
Бланк может быть угловым или продольным. Угловое размещение считается более удобным и экономичным с точки зрения использования площади листа. Правая верхняя часть документа остается свободной и может быть использована для резолюций. На продольных бланках информация размещается ближе к центру страницы. Такие бланки актуальны для компаний, в названии которых используется большое количество печатных знаков. Рекомендуем разработать несколько вариантов бланка в едином стиле и использовать в зависимости от ситуации.
Есть ли ГОСТ для фирменных бланков?
Вся документация юридических лиц, в том числе и бланки, опирается на стандарты ГОСТа Р.30-2003, а также должны быть составлены в рамках фирменного стиля компании. Бланк организации часто имеет рекламные функции, поэтому в качестве элемента деловой документации должен выглядеть строго. Декоративные элементы могут быть добавлены по усмотрению компании. Следует помнить, что в документе главное — его содержание и наглядность. Относиться к применению цветных изображений стоит обдуманно.
Если Вы планируете составить дизайн бланка самостоятельно, советуем придерживаться следующих правил.
- Записи должны быть легко читаемыми. Не стоит использовать художественные шрифты, пусть все будет как можно проще и понятнее.
- Не нужно перегружать документ лишней информацией. Если банковские реквизиты не поместились или нарушают баланс общей картины – просто удалите их. Полные данные можно указать в карточке организации.
- Соблюдайте отступ от левого края. Документ может попасть в скоросшиватель и часть текста будет не читаема. Поэтому лучше придерживаться середины листа.
- Всю неизменяемую информацию лучше перенести в колонтитул документа. Это поможет избежать случайного редактирования.
- Не используйте глянцевую бумагу, если планируете ставить подпись и печать. Они могут смазаться и придать документу неопрятный вид. Помните, что бумагу желательно использовать светлую. Лучше всего – белую.
- Если Вы используете цветные изображения – протестируйте печать письма на черно-белом принтере. Обратите внимание на то, как выглядит такой вариант логотипа – так же наглядно и презентабельно?
- Фирменный бланк должен соответствовать сфере деятельности компании. Для салона красоты уместно размещение розовых элементов, для творческой студии — изображений нот или рисунков. В то же время для юридической фирмы стоит придерживаться более строгого стиля.
Кому можно поручить создание фирменного бланка?
Разработка бланка — ответственная задача. Учитывая, что бланк будет фигурировать в большинстве официальных документов, создавать его следует внимательно и аккуратно. Если в штате компании есть толковые специалисты, то лучше доверить это именно им.
- Секретарь, офис-менеджер, администратор: чаще всего именно эти сотрудники занимаются отправкой документов. У них есть вся информация о компании.
- Маркетолог, дизайнер: разработку логотипа и дизайнерское оформление бланка поручите специалистам, знающим программы и обладающим художественным вкусом.
- Юрист: почему бы и нет? Юристы всегда знают, как верно оформить документы.
Не нашли сотрудника в штате? Не беда — обратитесь в компании, которые специализируются в отрасли полиграфии. Возможно, это обойдется чуть дороже, чем создание собственными силами. Здесь главное результат.
Если бланк нужен срочно и времени на заказ совсем нет — потратьте 5 минут времени на простые действия:
- Откройте новый документ в программе Ворд.
- Определите поле для колонтитулов. В верхнем колонтитуле будет размещен фирменный бланк.
- Сначала напишите наименование компании, строчкой ниже — адрес местонахождения. Далее укажите реквизиты организации. Последним полем будет контактная информация.
Готово! Конечно, это временный вариант, который можно применить для таких документов, как письмо в налоговую инспекцию или внутреннее распоряжение. Но в нем отражена необходимая информация и применять его вполне уместно.
Итак, у нас есть уникальный фирменный бланк. Теперь разберемся, где его можно использовать.
- Исходящая корреспонденция, например, гарантийные и информационные письма.
- Внутренняя документация: докладные и служебные записки, приказы, распоряжения.
- Прайс-листы и коммерческие предложения.
- Договоры и сопутствующие им документы.
Размещать фирменный бланк можно и на других документах. Его использование должно быть уместным, а оформление не навязчивым и узнаваемым.
Фирменный бланк – серьезный элемент деловой документации компании. Именно его первым увидят Ваши новые клиенты или сотрудники государственных структур. Отнестись к разработке бланка со всей серьезностью — значит обеспечить фирме лояльность партнеров и контрагентов.
