По ряду причин большая часть документов не имеет право быть утерянной или видоизменённой. Если это не наше желание, то обязательная норма предписанная законодательством. А любой надзорный орган осуществляющий проверку может «придраться» к ненадлежащему состоянию архивной документации. Чтобы этого не происходило, достаточно передать подобные рутинные вещи на исполнение профессионалам. Если Вы ограничены во времени, рекомендуем посетить ресурс https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/, здесь Вы найдёте всю информацию, которая Вам нужна. А для тех, кто хочет более подробно изучить данный вопрос – написана эта статья.
Сохранность или безопасность?
Когда вопрос ставится подобным образом, альтернативы исчезают. Естественно, и «сохранность», и «безопасность». Фактически нам нужен читабельный документ, в любое время когда мы этого захотим, но при этом доступ к его просмотру должен быть ограничен определённым кругом лиц. Перечислим особенности формирования этих двух основных условий на складах индивидуального хранения:
1. Сохранность обеспечивается следующим образом:
· температура – поддерживается за счёт системы кондиционирования промышленного назначения, рассчитана на большинство критических ситуаций;
· влажность – контролируется на уровне аппаратного обеспечения, при необходимости специалисты вносят изменение в систему;
· ультрафиолет – помещения находятся внутри боксов отгороженных от попадания прямых солнечных лучей;
· кислород – воздействие атмосферных газов ограничено естественным фоном, Ваши документы сохранятся долгие годы;
· механические воздействия – учтена вероятность сейсмических колебаний и созданы условия для предупреждения их влияния на архивы.
2. Безопасность поддерживается благодаря:
· электричество – продублировано и способно выдерживать максимальные нагрузки, в некоторых случаях можно установить дополнительные узлы;
· видеонаблюдение – базовый уровень хорошего качества, допускается обсуждение изменения системы;
· внутренний периметр – ограждён замковой охраной нового поколения, существует несколько степеней защиты, всё будет зависеть от Ваших требований;
· внешний периметр – поддерживается в круглосуточном режиме, за период в несколько лет не было допущено ни одного случая постороннего вмешательства;
· контроль доступа – если Вам необходим исключительный доступ в место расположения архива, компания создаст все необходимые условия.
Документы не должны стареть!
Нужно понимать, что архивные документы имеют сроки хранения до 25 лет. Бухгалтерская отчётность может быть затребована в течение 5 лет. Если Вам не хочется тратить время на поиск документов – рекомендуем обратиться в службу хранения. Для более широкого ознакомления с вопросом, опишем ситуации, к которым может привести «расслабленное» отношение к документации, находящей в Вашем ответственном ведении:
1. Утеря. Расположив документы на стороннем объекте, по прошествии нескольких месяцев, а тем более лет Вы «забываете» о них;
2. Затопление. Невозможно предугадать качество работы инженерных сетей в помещениях, не предназначенных для сохранения важной документации;
3. Уничтожение. Хозяин или пользователь объекта, где хранятся архивы, случайно или намеренно может избавиться от мешающих ему коробок;
4. Воровство. Когда однажды Вы придёте отревизировать документы – их может уже не быть на месте;
5. Порча. За несколько лет мелкие вредители, насекомые и атмосферные явления в состоянии изменить бумагу до неузнаваемости.
Надеемся, мы смогли помочь. Выбор за Вами!
