Каждая современная и развивающаяся компания стремиться максимально, автоматизировать все протекающие в ней процессы, и это касается далеко не только производства. Огромный пласт работы любой организации заключается в разработке, согласовании, утверждении, ознакомлении, отправке и получении документации. В наши дни, для того чтобы существенно упростить, а главное ускорить процесс обработки документов, успешные компании прибегают к внедрению такого понятия как электронный документооборот. Автоматизация документооборота гарантирует компании наведение полного порядка в потоке входящей и исходящей документации, организации правильного хранения и оформления документов, а также соблюдении сроков подготовки и согласования документации сотрудниками. Именно система электронного документооборота способна увеличить эффективность и плодотворность работы различных служб и отделов компании, вывести взаимодействие с партнерами на новый уровень, а также исключить вероятность претензии со стороны контролирующих органов.
Система автоматизации документооборота выполняет структурирование данных, к примеру, поступивши в систему входящий документ, будет автоматически распознан системой, после чего система запустит соответствующую операцию, необходимую для обработки документа всеми имеющими отношение к нему службами. Такой контроль и самостоятельный запуск ряда бизнес-процессов позволит полностью соблюсти и выполнить все требования порядка по обработке документации.
Внедрение электронной системы документооборота существенно сокращает объемы работы с документами на бумажных носителях, заменив их на электронные. Данная система позволяет значительно ускорить процессы по обработке документации, ведь доступ к системе возможен не только на основном рабочем месте при помощи рабочего компьютера, но и с мобильного устройства.
· Система электронного документооборота позволят: организовать правильное ранение документации в электронном виде.
· Обеспечить автоматизацию процессов для обработки документации.
· Управление статусами документов.
