В условиях роста операционных расходов и повышения требований к прозрачности финансовых процессов всё большее число компаний обращают внимание на инструменты, позволяющие эффективно управлять затратами. Одним из таких инструментов стали корпоративные топливные карты Газпромнефть — специализированные платёжные средства, предназначенные исключительно для оплаты топлива и сопутствующих услуг на автозаправочных станциях.
Они предоставляются организациям банками или независимыми операторами и дают возможность не только оплачивать горючее, но и контролировать его использование, анализировать расходы и снижать риск мошенничества. Эта статья посвящена тому, как работают топливные карты, какие преимущества они дают бизнесу и почему их стоит внедрять в управление автопарком.
Что такое корпоративные топливные карты?
Корпоративные топливные карты — это платежные инструменты, выдаваемые сотрудникам организации для заправки служебного транспорта. Каждая карта может быть привязана к конкретному автомобилю, водителю или группе сотрудников. Использование ограничено рамками договора: картой можно расплачиваться только за топливо, автомойку, мелкий ремонт или технические услуги, предлагаемые на АЗС.
Принцип работы прост:
- компания заключает договор с поставщиком топливных карт;
- каждому участнику выдаётся персональная карта;
- при каждой заправке данные фиксируются в системе;
- руководство получает доступ к аналитике и может отслеживать все операции.
Эти карты совместимы с сетями крупных АЗС, такими как Лукойл, Роснефть, Shell, Gazpromneft и другими. Многие из них предоставляют дополнительные бонусы: скидки, программы лояльности, акции и спецпредложения.
Преимущества использования топливных карт для бизнеса
1. Полный контроль над расходами
При использовании наличных или обычных банковских карт сложно отследить реальное потребление топлива. Топливные карты решают эту проблему, позволяя точно знать:
- кто заправлялся;
- где и когда была совершена заправка;
- какой тип и объём топлива был выбран.
Это помогает предотвращать случаи хищений или нецелевого использования средств.
2. Упрощение бухгалтерского учёта
Традиционное оформление командировочных или отчетов о расходах занимает много времени. При использовании топливных карт вся информация о покупках собирается автоматически. Можно формировать отчёты в удобном виде, экспортировать данные и использовать их для планирования бюджета или налоговой отчётности.
3. Гибкая настройка лимитов
Для каждой карты возможна установка лимитов:
- по сумме (например, не более 5000 рублей в день);
- по объему (например, не более 40 литров за одну заправку);
- по времени использования (например, только в рабочие часы);
- по типу топлива (например, только бензин АИ-95).
Такая система позволяет адаптировать использование под нужды разных отделов или категорий автомобилей.
4. Снижение рисков хищения
Часто сотрудники используют деньги компании для заправки личного транспорта. Применение топливных карт минимизирует этот риск благодаря возможности привязки карты к конкретному автомобилю или водителю.
5. Бонусы и экономия
Многие провайдеры предоставляют участникам программ:
- скидки на топливо;
- бонусные баллы;
- участие в акциях и программах лояльности.
Чем больше компания тратит на топливо, тем выше уровень скидок и выгодные условия, что делает такие карты экономически целесообразными.
6. Прозрачность и детальная отчётность
Каждое действие с картой записывается в электронной системе. Компания получает доступ к следующим данным:
- история всех заправок;
- общий объём израсходованного топлива по каждому автомобилю;
- сравнение показателей между водителями;
- информация о подозрительных операциях.
Это особенно важно при внутреннем аудите или необходимости выявления фактов нерационального расхода.
7. Возможность масштабирования
Система легко адаптируется под увеличение автопарка. Если количество машин возрастает, достаточно заказать дополнительные карты. При этом сохраняется полный контроль и возможность гибкой настройки параметров для новых пользователей.
Как выбрать подходящего провайдера?
Выбор системы зависит от региона деятельности компании, масштаба автопарка и потребностей в аналитике. Вот основные критерии выбора:
Покрытие сети АЗС
Важно, чтобы сеть заправок, принимающих карту, охватывала территорию, где чаще всего эксплуатируется автопарк.
Функционал системы
Стоит обратить внимание на наличие:
- подробной аналитики;
- мобильного приложения;
- функции блокировки/разблокировки карт;
- настройки лимитов;
- интеграции с 1С, Excel и другими системами.
Простота оформления и обслуживания
Процесс регистрации должен быть понятным и быстрым. Также важна скорость реакции службы поддержки и доступность информации.
Стоимость
Услуга может включать:
- абонентскую плату;
- стоимость выпуска карт;
- комиссию за операции;
- плату за интеграцию.
Необходимо сравнивать предложения нескольких компаний, чтобы выбрать наиболее экономичный вариант.
Особенности внедрения
Перед началом использования необходимо выполнить несколько подготовительных шагов:
Этапы внедрения:
- Выбор провайдера.
- Заключение договора и регистрация в системе.
- Получение и распределение карт среди водителей.
- Обучение персонала работе с новым инструментом.
- Настройка лимитов и прав доступа.
- Интеграция системы в финансовую структуру компании.
После внедрения важно регулярно анализировать данные и при необходимости корректировать параметры. Например, если у одного из водителей наблюдается высокий расход топлива, можно дополнительно проанализировать стиль вождения или маршрут движения.
Где применяются топливные карты?
Логистика и транспортные фирмы
Для компаний, осуществляющих перевозки, контроль над расходами на топливо — вопрос рентабельности. Топливные карты позволяют:
- точно отслеживать расходы по каждому автомобилю;
- выявлять водителей с повышенным потреблением;
- повышать общую эффективность парка.
Такси и доставка
Компании, работающие в сфере пассажирских или товарных перевозок, сталкиваются с необходимостью строгого учета топлива. Карточная система помогает:
- сократить случаи нецелевого использования;
- повысить доверие к персоналу;
- автоматизировать отчёты.
Розничные и оптовые продавцы
Некоторые торговые предприятия обеспечивают менеджеров или представителей автомобилями для выездов к клиентам. Здесь карты позволяют:
- проверить факт использования машины в рабочих целях;
- правильно компенсировать расходы;
- избежать споров по поводу неучтённых поездок.
Сравнение с альтернативными методами оплаты топлива
Корпоративные топливные карты — это не просто способ оплаты топлива, а полноценная система управления автопарком и контроля над расходами. Они обеспечивают прозрачность, упрощают бухгалтерский учет, снижают риск хищений и позволяют экономить на каждом литре.
Их использование актуально как для малых фирм, так и для крупных организаций. При правильном подходе и выборе надёжного провайдера топливные карты становятся частью стратегии управления затратами и повышения общей эффективности.
Если вы ещё не используете топливные карты в своей компании, возможно, сейчас самое время рассмотреть этот инструмент как один из элементов вашей системы управления автопарком и финансовыми ресурсами.
