Как найти и выбрать помещение для мероприятия?

Организаторы event’а, выбирая место под мероприятие, сталкиваются с дилеммой: как вписаться в выделенный бюджет и подобрать площадку, соответствующую тематике. Согласно опросу, при участии около 500 профессионалов данной ниши услуг, это недешевое удовольствие. Основные правила выбора места для event’а позволят учесть все нюансы и сделать правильный выбор.

Цель мероприятия – ключевой фактор

Как найти и выбрать помещение для мероприятия?

Главная задача event’а – дать участникам определенный объем знаний, информацию о новом товаре или услуге, познакомить с полезными людьми. Исходя из конкретной тематики мероприятия, нужно подбирать место. Оно должно отвечать всем запросам – начиная с вместимости для группы определенной численности и заканчивая «фишками» в интерьере и планировке.



Обращаемся к прошлому опыту

Как найти и выбрать помещение для мероприятия?

Каждый специалист по event’у имеет в распоряжении что-то типа электронного органайзера, где освещает детали прошлых встреч. Стоит проанализировать места, в которых мероприятия прошли на «ура» и где завершились фиаско. На первую категорию заведений нужно обратить особое внимание, такая площадка может быть выбрана еще раз.
Профессионалы с опытом иногда проводят опрос гостей, в котором отражаются их впечатления от выбранного места проведения. Такие комментарии очень полезны, они позволяют понять, чего хочет клиент – а это приоритет для организатора. Если отзывов нет, можно спросить у будущих участников, учитывать их мнение при бронировании площадки.

Делаем дизайн-план помещения

Как найти и выбрать помещение для мероприятия?

По мнению Стива Джобса, инновации и прогресс – движущая сила развития – создаются в особых пространствах, где посетители получают вдохновение и готовы продуктивно взаимодействовать друг с другом. Многие мероприятия подразумевают общение между людьми, диалог оппонентов, в этом случае стоит выбрать зал с комфортным интерьером. Гости должны чувствовать себя раскрепощенно, ни одна деталь не должна вызывать дискомфорт или стеснение.

Несколько подсказок, позволяющих грамотно спланировать мероприятие и правильно подобрать площадку:

Pinterest
Pinterest — это интернет-ресурс, где собрано множество иллюстраций и фотографий дизайна интерьера. Разные стилевые направления, комбинации украшений, расстановка мебели – каждая мелочь имеет значение. Это лучший помощник тем, чья фантазия перестала работать в нужном направлении в самый ответственный момент.

Свет: правильно зонируем пространство
Освещение помещения играет решающую роль во всех сферах, не исключение и event. Приборы с источником света лучше размещать по всей площадке, направляя лучи в сторону стендов или мониторов для лучшего восприятия информации. Искусная подсветка элементов декора позволит гостям раскрепоститься.

Мебель
Воспринимать информацию несколько часов подряд лучше сидя, чтобы не отвлекаться на усталость и боль в ногах. Далее расстановка мебели зависит от цели мероприятия – небольшие зоны с сидениями гарантирует уединенную и неспешную беседу, барные стойки и стулья больше подойдут для официальной части и выступления оратора.

Многих начинающих организаторов интересует, какое количество мебели должно стоять. Здесь все зависит от количества гостей и тематики. Практически все мероприятия такого рода предусматривают свободное перемещение участников в пространстве для обмена мнениями. Уместным будет минималистическое оформление – ничего лишнего, что бы могло помещать передвижению в условиях скопления большого количества людей.

Лучший способ прийти к правильному решению – визуализация, взгляд на дизайн-концепцию глазами гостя. Если вы сами почувствуете себя комфортно, сможете свободно ходить между столами и стульями, тогда план расстановки мебели составлен верно.

Место расположение площадки

Event – специфическое мероприятие, в котором каждый нюанс играет решающую роль. Отношение участника к нему должно быть позитивным изначально. А что может вызвать негативные мысли и даже раздражение на первичном этапе? Правильно, доступность площадки. Добираться до места проведения мероприятия гости должны максимально просто, учитывайте при выборе транспортную развязку, удаленность от остановок транспорта и черты города.

Еще один важный момент — когда гость самостоятельно добирается к месту, нужно дать ему возможность без труда найти площадку. В этом случае помогут интерактивные технологии – современный способ обращения к клиентам.

Хорошее решение — видео-инструкция с маршрутом. Также не стоит забывать о визуальных знаках – бумажных или электронных указателях с основными направлениями. Второй вариант удобен тем, что внесенные в расписание изменения быстро и своевременно дойдут до адресата.

На сайте http://bankabanka.ru/loft-dlya-idej/ можно арендовать лофт для проведения мероприятия. На день рождения, корпоратив или вечеринку!